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GDPR & Japan’s Personal Data Protection Law: Practical Data Erasure Obligations for Enterprises

Published on 2025年12月13日 ブログ

GDPR & Japan’s Personal Data Protection Law: Practical Data Erasure Obligations for Enterprises

For organizations handling personal data, data erasure is not a “cleanup task.”
It sits at the intersection of regulatory compliance, internal governance, and partner requirements.
This article summarizes practical points for designing an erasure process that you can execute and explain.

Disclaimer: This article is general information and not legal advice. Please consult official sources and professionals for final decisions.

Key takeaways

  • How to think about retention, minimization, and deletion requests under GDPR
  • What to focus on in Japan’s Personal Information Protection Act: security controls and vendor oversight
  • Why evidence (logs/certificates) matters for audits and accountability

Erasure = compliance + accountability

In practice, “we erased it” is not enough. You often need to demonstrate:
what was erased, when, by whom, by which method, and with what result.

GDPR: what to pay attention to

  • Storage limitation: avoid retaining data longer than necessary for its purpose
  • Data minimization: collect/retain only what you need
  • Deletion requests: establish a workflow and keep records of actions taken

GDPR includes enforcement mechanisms, and risk cannot be ignored.
Enforcement outcomes depend on context and specifics, so use official sources and professional review when designing policies.

Japan’s Personal Information Protection Act: what to pay attention to

  • Security management measures: organizational, human, physical, and technical controls
  • Vendor oversight: governance over processors, subcontractors, and operational controls
  • After purpose fulfillment: do not keep unnecessary data—operate deletion/disposal routines

Practical checklist for enterprises

1) Create an erasure policy

  • Retention periods by data type (rationale, owner, exceptions)
  • Workflows for disposal/return/transfer
  • Partner requirements (proof, witness, chain-of-custody)

2) Choose methods that match the media

  • Logical erasure: overwriting, where appropriate for the media and threat model
  • Cryptographic erasure: key destruction, assuming encryption is correctly implemented
  • Physical destruction: for final disposal when reuse is not required

3) Keep evidence (logs / certificates)

  • Device identifiers linked to your asset ledger
  • Method, timestamp, operator, and result (success/failure)
  • Erasure certificates (e.g., PDF) when required

How MASAMUNE helps (general)

Beyond choosing an erasure method, you need a process that reliably runs at scale.
MASAMUNE supports operations with execution records and audit-friendly evidence management.

  • Searchable execution logs
  • Certificate issuance/storage for audit trails
  • Process design aligned with return/transfer/disposal workflows

Summary

Data erasure is a core governance process. The most effective practical approach is building a system where you can
explain “what, when, how, by whom, and with what outcome.”

Next steps

If you want to design an erasure process aligned with your devices, workflows, and evidence requirements,
contact us via Contact. For pricing, see Pricing.

GDPR・個人情報保護法とデータ消去の義務：企業が押さえるべき実務ポイント

個人情報を扱う企業にとって、データ消去は「片付け作業」ではなく、
法令・社内規程・取引先要件と強く結びついた重要業務です。
本記事では、GDPR（EU一般データ保護規則）と日本の個人情報保護法の観点から、
データ消去をどう運用に落とし込むかを整理します。

※注意：本記事は一般的な情報提供であり、法的助言ではありません。最終判断は専門家・一次情報をご確認ください。

この記事でわかること（要点）

  • GDPRでよく出てくる考え方（保存期間・最小化・削除要求）
  • 日本の個人情報保護法で意識すべき「安全管理」「委託先管理」「目的達成後」
  • 実務で必要になる「消去ポリシー」「手順」「証跡（ログ/証明）」

データ消去は「法令遵守」と「説明責任」のセット

重要なのは、単に消すことではなく、適切に実施したと説明できることです。
監査、取引先、社内統制の観点では、消去の実施結果と根拠が問われます。

GDPR（EU一般データ保護規則）で押さえる要点

  • 保存期間の考え方: 目的達成後に長期保管しない（目的と期間の紐付け）
  • データ最小化: 必要最小限の取得・保持に抑える
  • 削除要求への対応: 要件に応じた手続きと記録（対応した証跡）

GDPRには制裁規定があり、違反リスクは企業規模に関わらず無視できません。
ただし、罰則の適用は個別事情によって判断されるため、運用設計では一次情報と専門家の確認が重要です。

日本の個人情報保護法で押さえる要点

  • 安全管理措置: 組織的・人的・物理的・技術的にデータを守る
  • 委託先の監督: 外部委託がある場合、委託先管理と再委託も含めた統制
  • 目的達成後: 不要になったデータを持ち続けない（削除・廃棄の運用）

企業が取るべき実務対応（チェックリスト）

1) データ消去ポリシーを作る

  • データ種別ごとの保存期間（根拠/責任者/例外）
  • 廃棄・返却・譲渡時のフロー（誰が何をいつ）
  • 委託先・取引先要件（証明書要否、立会い要否）

2) 媒体に合った消去方法を選ぶ

  • 論理的消去: 上書き等（媒体・目的に適合しているかが重要）
  • 暗号化消去: 暗号鍵破棄など、暗号化運用が前提になる方式
  • 物理的破壊: 再利用しない廃棄で検討（運用証跡も設計）

3) 証跡（ログ/証明）を残す

  • 対象機器の識別子（資産台帳との紐付け）
  • 消去方式・実行日時・実行者・結果（成功/失敗）
  • 必要に応じて消去証明書（PDF等）

MASAMUNEでできること（一般論）

実務では、消去方式の選定だけでなく「運用で回る」ことが重要です。
MASAMUNEでは、消去の実行・記録・証跡管理を前提とした運用設計を支援します。

  • 消去結果のログ記録と検索
  • 証明書の発行・保管（監査向けの証跡整理）
  • 台帳運用に合わせた手順設計（返却/譲渡/廃棄）

まとめ

データ消去は、法令・社内規程・取引先要件の交点にある重要プロセスです。
「何を、いつ、どの方法で、誰が、どう消したか」を説明できる状態を作ることが、実務では最も効きます。

次のアクション

運用要件（媒体/台数/返却フロー/証明要否）を整理したうえで、お問い合わせからご相談ください。
料金の確認は 料金プラン へ。